皆さんは仕事の段取りは上手な方ですか？
私はどうも、そういった仕事の段取りというものが苦手である。
まぁ弱点という部分で言えば、仕事の全体像とか、スケジュールとかを、「頭の中でイメージすることが苦手」と自覚している。
じゃあどうすんのよって話で、どんなツールを使うとか、見えないところのノウハウを真似してみようとか、「図解」をしてみようとか足掻いているところなんだけど。
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今回は、よくありそうなタイトルのこの書籍を読破してみたのだけど。
いくつかのポイントで、既に仕事上で実践を図っていることがいくつか。
まずは「会議で意識すること」。
これは意外と周りの人はやっておらず、私は以前別の書籍で読んだような気がしたので既に実践済だったが、「会議の目的・ゴールイメージ・参加を求める理由」を明確にすること。
会議って、今では(恐らく)システム上で会議の招集を行うことができ、被招集者も「出席」ってボタンを押下するだけでスケジュールに反映される、みたいな会社が殆どだと思う。
ただ、それだと招集者の意図が被招集者へどこまで伝達されているかは疑問だし、会議その場で「こういう趣旨です」という説明をするよりは、例えば会議招集メールにそれらを明記しておく。
そうすることによって、何を目的とした会議なのかが予め明確になるし、そのために何を準備しておくべきなのか、というタスクが分かるようになる。
これをやることで、私は会議の進行のイメージが掴めるようになったと考えているので、皆様にも是非やってみてほしい方法。
あとはマトリックス。
まぁこれは有名だけど、緊急度と重要度でタスクの優先順位付けをするというもの。
以前から、当日のマトリックスはその日の朝に作るようにしていたが、1カ月・1年という長期目線でのマトリックスも作成推奨されている。
確かに、その日その日のマトリックスを作成していれば、短期目線での優先順位付けられた仕事は可能。
ただ、仕事は目の前のものだけ片付けていればいいわけではない。
長期的な仕事の方まで気が回らなくなるのも、私の悪いところ。
だから、手帳に1カ月・1年のマトリックスも作成してみた。
ただタスクを手書きにすると、増えたり消したりするときに面倒だから、付箋に書いたものを貼ったり剥がしたりする方法が良さそう。
とにかくトライ＆エラーして、何がより良い方法か、見つけていくしかないね。
